Wirtualne biuro to usługa oferowana przez firmy, które umożliwiają korzystanie z adresu siedziby firmy, adresu pocztowego, a także dodatkowych usług, takich jak obsługa korespondencji, skanowanie oraz drukowanie dokumentów, stanowisko IT czy wynajem miejsca do spotkań z klientami lub zespołem. Usługa ta pozwala również na zaoszczędzenie czasu i kosztów, które zwykle wiążą się z wynajmem tradycyjnego biura.
Czy korzystanie z usługi wirtualnego biura jest bezpieczne?
Usługa wirtualnego biura jest w 100% bezpieczna jeżeli wybierze się odpowiednie przedsiębiorstwo do współpracy. Wszystkie informacje otrzymywane i przekazywane dalej klientowi są poufne, więc nie ma czego się obawiać. Dane przechowywane i przekazywane są tylko za zgodą klienta.
Bezpieczeństwo w wirtualnym biurze możemy rozważyć jeszcze z perspektywy prowadzenia samego przedsiębiorstwa. Czy wiesz, że jeżeli zarejestrujesz firmę na adres domowy – nie ważne czy to jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, to Twój adres będzie widoczny na kilkudziesięciu stronach w Internecie? Żeby go znaleźć wystarczy wpisać nazwę firmy, a pierwsza strona z góry pokaże nam Twój domowy adres. Z nami czyli wirtualnym biurem nie będziesz miał tego problemu, ponieważ możesz zarejestrować firmę na nasz adres w samym centrum miasta.
Jakie korzyści generuje usługa wirtualnego biura dla przedsiębiorcy?
- Obniżenie kosztów – wirtualne biuro pozwala na obniżenie kosztów związanych z tradycyjnym wynajmem. W obecnych czasach praca zdalna przeszła do porządku dziennego, więc dlaczego nie wprowadzić tego we własnym przedsiębiorstwie, dodatkowo obniżając koszty prowadzenia działalności? Nie ma potrzeby wynajmowania drogich lokali w centrum miasta, jeżeli istnieje usługa, która pozwoli Ci się legitymować adresem za kilkadziesiąt złotych miesięcznie.
- Adres do rejestracji firmy – adres w centrum miasta, który służy do rejestracji firmy, adresowania korespondencji oraz wskazania go na swojej stronie internetowej czy wizytówce.
- Obsługa paczek i korespondencji – wirtualne biuro zajmie się obsługą Twoich listów oraz paczek, które zamówisz na adres firmy. Wszystkie listy są skanowane w ramach umowy oraz odsyłane raz/dwa razy w miesiącu kurierem w zależności od wybranego pakietu. Paczki przeważnie wyceniane są indywidualnie lub należy odbierać je osobiście.
- Elastyczność – płacisz tylko jeżeli korzystasz z adresu, umowę może wypowiedzieć w każdej chwili.
Czy usługa wirtualnego biura jest legalna?
Tak, usługi wirtualnego biura są legalne i są dostępne w wielu krajach na całym świecie. Jeżeli chodzi o Polskę to nie było jeszcze okoliczności, które podważyłyby legalność wirtualnych biur.
Zgodnie z orzeczeniem Sądu Administracyjnego z dnia 08.05.2014 II FSK 3549/13 możemy stwierdzić, że wirtualne biura są legalne.
„…co więcej w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu tzw. biur wirtualnych czy biur coworking (dzielonych).”
Wirtualne biuro – cena usług
Cena usług zależy od wielu czynników np. lokalizacja wirtualnego biura, pakiet usług, ilość odsyłek paczek w miesiącu, dostęp do miejsca spotkań, stanowisko IT czy nawet płatność – im zapłacimy za więcej miesięcy z góry tym niższą mamy cenę. W przypadku wirtualnego biura Regista ceny zaczynają się od 79zł netto za miesiąc, a kończą nawet na 139zł netto za miesiąc co cenowo plasuje nas w średniej półce cenowej wirtualnych biur. Jednak warto zwrócić uwagę na to, że nasze biuro oferuje o wiele więcej niż firmy konkurencyjne w podobnej cenie.
Czy warto korzystać z usługi wirtualnego biura?
Podsumowując – tak, warto. Wirtualne biuro to nie tylko adres, ale też przestrzeń w której możemy pracować czy po prostu korzystać z udogodnień typowo biurowych jak skanowanie, kserowanie. Do wirtualnego biura możemy zaprosić klienta albo zespół. Wszystko to w ułamku ceny w porównaniu do wynajęcia, wyposażenia i prowadzenia własnego fizycznego biura.
